商業Email三大基本要訣

https://hk.finance.yahoo.com/news/%E5%95%86%E6%A5%ADemail%E4%B8%89%E5%A4%A7%E5%9F%BA%E6%9C%AC%E8%A6%81%E8%A8%A3-095129457.html

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根據一項理大的學術研究，香港在職人士在英語運用方面最經常遇到而又感到最苦惱的難題便是書寫電郵＊。大多數上班一族每天都要閱讀及書寫數篇甚至數十篇長長短短的電郵，縱使有著一些模板供參考（或抄考），不少香港人仍把該寫的電郵寫得該死。筆者會在一連幾星期為讀者提供一些寫電郵的貼士及實用模板，好讓大家能即學即用，即時提升自己在職場上的競爭力。

以下是一些寫電郵的基本指引：

1.    Be short and concise簡而精

 不少行政人員以為一篇商業電郵應有艱深的詞語及複雜的句子才是正規、才能表現自己的實力，這絕對是一個很大的誤解。發電郵的目的是傳遞訊息給收件人，並不是用來賣弄英語。如收件人看不懂你寫的內容（如很多的所謂法律書信），那豈不是浪費了你及讀者的時間？所以我們應使用精簡的句子，盡量避免複雜及冗長的句式，利人又利己。

2.    Use more paragraphs多利用段落

每一段只有一個中心思想，在電郵中，一個獨立句子也可成為一段的。如開頭的目的句可獨立成段，最後的結尾也可作一段，那麼加上主題段落，一篇電郵最少應有三段了。我曾見過不少幾百字的電郵是沒有分段的，要從一大堆密密麻麻的文字中找出重要資訊，實在是折磨，損人不利己，真的恨不得馬上按delete。

3.    Don’t be too informal不能太隨便

商業電郵始終是職場上的來往，那管是內部的通訊也不能過分親切隨便。那些“Hey, what’s up man?”、”Yo! Baby!” 等請留待whatsapp才用吧。

這星期就讓我們從電郵的開端說起。開首的稱呼語(salutation)一般以“Dear xx”或“Hi xx”為標準。假如你與收件人(recipient)的關係並不是太熟絡（例如客戶、僱主、合作機構等），你可以用以下的正統 (formal)稱呼：

·        Dear Sir,

·        Dear Madam,

Dear Sirs,

·        Dear Sir/ Madam,

·        Dear Mr. Cheng,

假如你與收件人較熟悉（例如同事、上司、下屬、熟客等），可以用較非正統(informal)的稱呼：

·         Hi Kelvin,

·         Hello Johnson,

稱呼語後一般都用comma (逗號)，但美式英語書信較多使用colon( 冒號)。

接著的就是正文的第一句。寫電郵要求簡潔、到題、一針見血，因此不需要那些引指或介題(introduction)之類的東西，開首直接寫出該電郵的目的即可。以下是一些常用的開首句供大家參考：

 1.     I am writing to confirm/ enquire/ inform you that…

 2.     We would like to inform you that…

 3.     We are pleased/ delighted/ glad to inform you that…

 4.     We take the liberty of announcing to you that…

 5.     With reference to our telephone conversation yesterday, …

 6.     In my previous email on March 3, …

 7.     As I mentioned earlier about …

 8.     As you requested, …

 9.     In response to your email dated May 1, we decided to….

 10.  This is a response to your email dated (date)…

 11.  Replying to your email dated 3 August regarding…, I would like to point out that…

 12.  I received your voice message concerning … I’m wondering if you can elaborate more on it.

 13.  Attached please find the draft proposal for your review and comment.

以下的簡短例子，就已包括了上述的三大基本指引：

 Hi Kelvin,

In response to your email dated 3 March, 2014 regarding the upcoming book fair, I would like to confirm that we will book the booth HC123 with all the necessary equipment discussed in our last phone conversation.

Please send us the e-contract and we will email you the signed copy by coming Friday.

If you have any questions in the mean time, please feel free to contact me.

Cheers,

Frankie