不少程度頗高的在職人士或行政人員，誤以為在商業信件或報告裏運用一些艱深及罕有的字詞與複雜的句式，便是寫得一手好英語，這是大錯特錯。其實，現在的寫作趨勢，無論是職場或學術性文章，都極力提倡使用顯淺的英語(plain English)。
Plain English包含以下的原則：
盡量運用簡短的字詞及表達方式
不使用極艱深及不常用的字詞
如在能用主動式(active voice)的情況下，就避免用被動式(passive voice)
務求刪掉多餘的字詞及使用更簡潔的方式來表達相同的意思
以下從商業通訊抽出的句式寫得不夠簡潔直接，讓我們一起利用“Plain English”的法則，來把它們加以改良。
1. We arrived at the conclusion that …
→We concluded that …
註：“conclusion”是名詞，所以句子必須加上另一個動詞“arrived”來完成句子結構。其實「總結」可用簡單一個動詞“concluded”便可。
2. The HR department will contact you at a later date if you are selected.
→The HR department will contact you later if you are selected.
註：“later”一個字便能取代了“at a later date”四個字。
3. All of our staff members are very busy at the present time.
→All of our staff members are very busy now.
註：“now”一個字便能取代了“at the present time”四個字。
4. I am of the opinion that …
→I think/ believe that …
註：不少人以為“I am of the opinion”較正統，其實這不夠一個動詞“think”或“believe”來得簡單直接。
5. I am writing to you in the matter of …
→I am writing to you regarding / concerning …
註：“regarding”或“concerning”都有「有關於」的意思，一個字便能取代了“in the matter of”四個字。
6. In the course of the meeting …
→During the meeting …
註：“during”即是「正當」，與“in the course of”意思相同，倒不如用一個字取代四個字。
7. In order to inform you of the reason …
→In order to explain …
註：“inform you of the reason”即是「解釋」，用一個字“explain”不是更直接了當嗎？
8. With the exception of the IT department, …
→Except the IT department, …
註：“Except”即是「除非」，與“with the exception of”意思相同，倒不如用一個字取代四個字。
9. We made an application.
→We applied.
註：“application”是名詞，所以句子必須加上另一個動詞“made”來完成句子結構。其實「申請」可用簡單一個動詞“applied”便可。
10. We shall send an answer …
→We shall reply …
註：“send an answer”即是「回覆」，用一個字“reply”不是更直接了當嗎？
11. The Staff Handbook provides a description of the company policy.
→The Staff Handbook describes the company policy.
註：“description”是名詞，所以句子必須加上另一個動詞“provides”來完成句子結構。其實「描述」可用簡單一個動詞“described”便可。
12. The investigator conducts an examination of the issue.
→The investigator examines the issue.
註：“examination”是名詞，這裏的意思是「審查」。句子必須加上另一個動詞“conducts”來完成句子結構。其實這可用簡單一個動詞“examined”。
13. We should take into consideration the consequence of postponing the project.
→We should consider the consequence of postponing the project.
註：“consideration”是名詞，所以句子必須加上另一個動詞“takes”來完成句子結構。其實「考慮」可用簡單一個動詞“considered”。
14. An application may be submitted by email.
→You may apply by email.
註：首先，這句子是被動式，根據“Plain English”的法則，應該改為主動式，而主語便是申請者“You”，改寫後變成：
You may submit an application by email.
另外，“application”是名詞，所以句子用了動詞“submit”來完成句子結構。其實「申請 」可用簡單一個動詞“apply”便可，最後的版本便成為：
→You may apply by email.
Frankie Chan
MA in English Language Teaching, BSc (First Honour), TEFL Dip.
現代教育IELTS/ TOEFL /Workplace English資深英語名師，著名TOEFL參考書作者及星島日報IELTS攻略專欄作者。曾任劍橋商業英語考試BULATS寫作及口試考官，並於國際大型英語學院任教多年並擔任其多間分校校長，具十多年教學經驗，並具豐富管理與發展商業英語及國際英語考試課程經驗。
facebook: frankieps.chan@gmail.com
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2014年5月14日 星期三
2014年4月9日 星期三
電郵標題有學問
電郵標題有學問
https://hk.finance.yahoo.com/news/%E9%9B%BB%E9%83%B5%E6%A8%99%E9%A1%8C%E6%9C%89%E5%AD%B8%E5%95%8F-065911776.html
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上星期與讀者講解了寫商業電郵的三大基本要訣，今次就讓我們繼續探討其他的幾個箇中指引。而其中一個經常被人忽略的是如何寫一個清楚精準的標題(subject line)。
1. Have a meaningful subject line 標題要有意思
筆者高峰時曾每天收過百封電郵，在有限時間內，只能篩選最重要的來閱讀，而篩選的方法就是靠每封電郵的標題(subject line)。一個差劣的標題往往會使你的電郵被忽略，甚至石沉大海。要寫一個精簡而有意思的標題其實也要一些竅門的，大家只須記着一個「首字母縮略字」(acronym) －SMART：
Specific （特定）
標題不能太籠統，如是有關下星期三的員工會議，不能只寫Meeting，應寫Staff Meeting for Next Wednesday。
Meaningful（有意思）
“Hello”或”Hi!”等問候式的標題既無聊又不能表達電郵目的，並有濃烈的電腦病毒氣味，是屬於會石沉大海的一類。
Appropriate（適合）
用詞、語氣等亦要恰當，如你不是一個習慣呼呼喝喝的上司，就請不要用“Where’s the file I want?”等極之粗暴不當的標題了。
Relevant（有關）
一些與電郵內容完全沒有關係的字眼請不要加進標題裏。曾經看過一個確定筆者會議時間與地點的電郵，標題竟然是“Happy hour later?”。會議還未開始就已經操心之後的消遣，感覺很不專業。
Thoughtful（經思考過的）
切忌「求其」、「是但」寫上一個標題就把電郵發出，不如多先花幾秒時間去確定是否已精確地反映了該電郵的目的與內容。
讀者試試看以下的一些例子是否符合SMART?
· [blank] （空白標題）
筆者收過一些把標題留空的電郵，非常失禮，頓時對發件者印象大打折扣，如是下屬的所為，一定要立刻「照肺」。
· Important! Read Immediately!
這沒有說明電郵的相關內容，究竟內容有何等重要而非看不可？這樣的一個標題容易使人誤會是垃圾郵件，不但不會即時看，反而是永遠不看。
· Help! Help! Help!
曾經收過一封同事求教的電郵，標題沒有一項符合 SMART的要求。看到這樣的一個緊急標題，心裏不禁為該同事的人生安全擔憂，希望他有即時報警求助。在那千軍一髮時還發電郵給我難道是給我一封遺書？
· Quick Question
這原本是精而簡的，但卻過分簡短，究竟這quick question是關於什麼？若你之後再有一個quick quesiton而用相同的標題，收件人又怎樣分辨？難道要用“quicker question”和“the quickest question”來辨別？其實在最後簡單加上問題的內容便可，如Quick Question on Revised Staff Hiring Criteria。
· That File You Requested
這有着同樣的問題，究竟是要求哪一個文件? 如日後要發類似的郵件，難道要用“this file”、“the file”、“these files”、“those files”? 我們可改為Your Requested 2014 Budget。
讓我們看看以下正確地運用了 SMART的例子：
· 10 Bookings Confirmed for Friday
· Revised Agenda for Wed’s Meeting
· Proposed Rundown for K&F Wedding Party
· Tentative Staff Roster for September
· Change of Conference Venue on 10 Oct
· Minutes of General Staff Meeting on 9 Sep
最後不得不提的是有些懶人把整個電郵的內容都放在標題上，如“Do you have the new floor plan? If so, please send it to me.” ，便發出一個水蛇春標題的空白電郵。這趨勢似乎逐漸普及，筆者看到這些惰性電郵都會反一反白眼，然後回覆“Sorry, but your email is blank.”。
2. Avoid unnecessary attachment 避免不必要的附件
不少在職人士習慣在Microsoft Word上預先寫好電郵的內容，目的是為了使用Word的串字與文法改錯功能(Spell & Grammar check)。這其實並無不妥，但之後又會直接把整個Word檔案作為附件發出去。收件人收到的會是一個沒有內容、只有一個Word附件的空白電郵。要閱讀內容，必先要打開Word，離開了電郵的界面，的確費時失事。如要用 Word幫你草擬電郵，請移玉手把內容複製及貼上電郵正文內。如連“copy and paste”都懶做，不如whatsapp算吧，不要高攀人家發電郵這種玩意。
3. Don’t be too hasty in hitting send. 不要太匆忙按“send”
不像書信般要花一兩天才寄到收信人那裏，也不似電話般對着一個真人對話，電郵是「即時」(instant)及「遙遠」(distant)的。正因這樣，我們可能不小心寫了一些令我們後悔的不當字句，而那些說話一旦我們按了send後，是「白紙黑字」的永遠不能收回。所以寫完電郵內容後，必須花少少時間把它閱讀一遍，校對無誤後方可安心按 send。
商業Email三大基本要訣
商業Email三大基本要訣
https://hk.finance.yahoo.com/news/%E5%95%86%E6%A5%ADemail%E4%B8%89%E5%A4%A7%E5%9F%BA%E6%9C%AC%E8%A6%81%E8%A8%A3-095129457.html
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根據一項理大的學術研究，香港在職人士在英語運用方面最經常遇到而又感到最苦惱的難題便是書寫電郵＊。大多數上班一族每天都要閱讀及書寫數篇甚至數十篇長長短短的電郵，縱使有著一些模板供參考（或抄考），不少香港人仍把該寫的電郵寫得該死。筆者會在一連幾星期為讀者提供一些寫電郵的貼士及實用模板，好讓大家能即學即用，即時提升自己在職場上的競爭力。
以下是一些寫電郵的基本指引：
1. Be short and concise簡而精
不少行政人員以為一篇商業電郵應有艱深的詞語及複雜的句子才是正規、才能表現自己的實力，這絕對是一個很大的誤解。發電郵的目的是傳遞訊息給收件人，並不是用來賣弄英語。如收件人看不懂你寫的內容（如很多的所謂法律書信），那豈不是浪費了你及讀者的時間？所以我們應使用精簡的句子，盡量避免複雜及冗長的句式，利人又利己。
2. Use more paragraphs多利用段落
每一段只有一個中心思想，在電郵中，一個獨立句子也可成為一段的。如開頭的目的句可獨立成段，最後的結尾也可作一段，那麼加上主題段落，一篇電郵最少應有三段了。我曾見過不少幾百字的電郵是沒有分段的，要從一大堆密密麻麻的文字中找出重要資訊，實在是折磨，損人不利己，真的恨不得馬上按delete。
3. Don’t be too informal不能太隨便
商業電郵始終是職場上的來往，那管是內部的通訊也不能過分親切隨便。那些“Hey, what’s up man?”、”Yo! Baby!” 等請留待whatsapp才用吧。
這星期就讓我們從電郵的開端說起。開首的稱呼語(salutation)一般以“Dear xx”或“Hi xx”為標準。假如你與收件人(recipient)的關係並不是太熟絡（例如客戶、僱主、合作機構等），你可以用以下的正統 (formal)稱呼：
· Dear Sir,
· Dear Madam,
Dear Sirs,
· Dear Sir/ Madam,
· Dear Mr. Cheng,
假如你與收件人較熟悉（例如同事、上司、下屬、熟客等），可以用較非正統(informal)的稱呼：
· Hi Kelvin,
· Hello Johnson,
稱呼語後一般都用comma (逗號)，但美式英語書信較多使用colon( 冒號)。
接著的就是正文的第一句。寫電郵要求簡潔、到題、一針見血，因此不需要那些引指或介題(introduction)之類的東西，開首直接寫出該電郵的目的即可。以下是一些常用的開首句供大家參考：
1. I am writing to confirm/ enquire/ inform you that…
2. We would like to inform you that…
3. We are pleased/ delighted/ glad to inform you that…
4. We take the liberty of announcing to you that…
5. With reference to our telephone conversation yesterday, …
6. In my previous email on March 3, …
7. As I mentioned earlier about …
8. As you requested, …
9. In response to your email dated May 1, we decided to….
10. This is a response to your email dated (date)…
11. Replying to your email dated 3 August regarding…, I would like to point out that…
12. I received your voice message concerning … I’m wondering if you can elaborate more on it.
13. Attached please find the draft proposal for your review and comment.
以下的簡短例子，就已包括了上述的三大基本指引：
Hi Kelvin,
In response to your email dated 3 March, 2014 regarding the upcoming book fair, I would like to confirm that we will book the booth HC123 with all the necessary equipment discussed in our last phone conversation.
Please send us the e-contract and we will email you the signed copy by coming Friday.
If you have any questions in the mean time, please feel free to contact me.
Cheers,
Frankie
【商業Email】如何有禮說明要求及附件？
【商業Email】如何有禮說明要求及附件？
https://hk.finance.yahoo.com/news/%E3%80%90%E5%95%86%E6%A5%ADemail%E3%80%91%E5%A6%82%E4%BD%95%E6%9C%89%E7%A6%AE%E8%AA%AA%E6%98%8E%E8%A6%81%E6%B1%82%E5%8F%8A%E9%99%84%E4%BB%B6%EF%BC%9F-031544989.html-----------
當同事們不停地投訴「他又沒有跟進我上次電郵提及的事項了。」或「她究竟有沒有看過那電郵的附件？」時，我不禁插嘴問一聲「你又有沒有清楚地告訴對方應怎樣跟進？」或「你有否在正文內提及附件及其用途？」。或許真的是對方疏忽，但同時又可能是你沒有清楚說明。
1. Be clear about what you want your recipient to do 清楚表示收件人應採取的行動
你是否需要收件人用電話回覆或要求對方發你一個文件？如有類似的需要，就一定要清楚說明，否則收件人很難妥善地達到你的要求。但大家請緊記基本禮貌，切忌用帶有命令的語氣，咄咄逼人，如“Send me the file right now./ Give me an answer tomorrow.”等都是欠缺禮儀，儘管是上司也不應用呼喝的語氣操暴對待員工，何況是商業夥伴或同事。以下是一些例子可供參考：
1. We would be grateful if you could…
2. Your prompt/ immediate attention to this matter is greatly/ highly/ deeply appreciated.
3. Please inform me once you have any updated news on the matter.
4. I would most appreciate meeting up if you can spare the time. Please let me know what time suits you best.
5. Please give us your preliminary thoughts on/ about this.
6. Please call me to discuss the details at your earliest (possible) convenience.
7. Would you please reply to this email if you plan to attend?
8. If possible, I hope to receive a copy of your proposal upon completion.
9. I would very much appreciate if you would send me your reply by next Monday.
10. Hope this is alright with you. If not, please let me know by email as soon as possible.
11. May I have your reply by 9 September, if possible?
12. Please keep me informed/ posted/ up-to-date on the matter.
2. Your prompt/ immediate attention to this matter is greatly/ highly/ deeply appreciated.
3. Please inform me once you have any updated news on the matter.
4. I would most appreciate meeting up if you can spare the time. Please let me know what time suits you best.
5. Please give us your preliminary thoughts on/ about this.
6. Please call me to discuss the details at your earliest (possible) convenience.
7. Would you please reply to this email if you plan to attend?
8. If possible, I hope to receive a copy of your proposal upon completion.
9. I would very much appreciate if you would send me your reply by next Monday.
10. Hope this is alright with you. If not, please let me know by email as soon as possible.
11. May I have your reply by 9 September, if possible?
12. Please keep me informed/ posted/ up-to-date on the matter.
2. State what you have attached 說明你的附件
不少在職人士因busy或lazy（後者居多）沒有在電郵中提及已附件，收件人突然發覺多了一份附檔，卻不知其目的而莫名其妙。倘若要附件，請在正文提及你已附上的檔案及其用途。以下是一些常用的例子：
1. Attached/ Enclosed please find the revised design for your comments.
2. Attached/ Enclosed you will find…
3. We enclose here…
4. I’ve attached here …
5. I’m attaching/ enclosing …
6. Please review the enclosed sample drawing.
7. The following supporting documents are enclosed.
8. Please find the attached draft report for your reference/ comments/ revision.
2. Attached/ Enclosed you will find…
3. We enclose here…
4. I’ve attached here …
5. I’m attaching/ enclosing …
6. Please review the enclosed sample drawing.
7. The following supporting documents are enclosed.
8. Please find the attached draft report for your reference/ comments/ revision.
綜合了上幾個星期有關寫商業電郵的「貼士」，大家認為以下的電郵有什麼問題？
Hey Mavis,
We spoke this morning and note your problem was solved. Enclosed please find the revised seating plan for your reference. Should you require any further assistance, kindly revert.
Thanks and regards,
Kelvin Cheng
1. “Hey”太過隨便，請留待whatsapp才用，現可改為“Hi”或“Hello”。
2. “Should you require…”太過正統，有點像正規書信。Kelvin與Mavis是同事關係，無需這樣拘謹，語氣可以略為輕鬆一點。
3. “Revert”指回覆，但屬於較正統的字眼。在這樣的非正規內部通訊，可用常用的字詞如 “reply”。
4. 上星期提及過的”thanks and regards”，在這裏不太合適，可用較親切的“Cheers”代替。
5. 因是內部之間的通訊，簽名一般都不需要姓氏。
改正後的版本如下：
Hi Mavis,
I’m so pleased that we’ve been able to find a solution to the seating arrangement problem. I’ve attached here the revised seating plan for your reference.
Good luck with future progress on this project. I’ll be here when you decide how I can help again.
Cheers,
Kelvin
2014年4月2日 星期三
電郵結尾不「是旦」
電郵結尾不「是旦」
https://hk.finance.yahoo.com/news/%E9%9B%BB%E9%83%B5%E7%B5%90%E5%B0%BE%E4%B8%8D%E3%80%8C%E6%98%AF%E4%BD%86%E3%80%8D-041342724.html--------------
曾經跟讀者講解過商業電郵的稱呼語及開首句，這次我們試試討論結尾句及結尾語該怎樣寫。電郵的開頭固然重要，但結尾卻不能忽視，一封「爛尾」的電郵除了顯露了你的英語書寫弱點，更是對收件人的不尊重。
首先，我們看看完成電郵後的幾個提示：
1. Proofread your email 切記校對
文法錯誤反映了你對寫商業電郵的「是但求其」，甚至代表你不太在乎你的訊息。在按send之前請細心檢查自己有沒有文法、用詞、串字、標點等錯誤。專業的商業人士十分重視對細節的要求，對於一個沒有錯處的電郵，除了會對你有一個良好的印象，同時亦會放心跟你合作談生意。
2. Respond promptly 及時回覆
收到電郵後應盡快回覆，盡量做到回覆「不過夜」。如是重要的電郵，應務求在收到後數小時內回覆。如果事情複雜，需時處理而無法及時確實答覆的話，那就至少禮貌地回覆一句「收到了或明白了，一旦有結果便會即時回覆」等等，如:
- Noted with thanks. We’ll get back to you once we’ve sorted it out.
- Well received. We’ll send you the revised version by the end of this week.
3. Get your closing right 結尾語需靈活變通
許多在職人士無論任何情況都以“thanks and regards,”做結尾，哪管是一封給坐在身旁同事、又或是給一個新大客戶的電郵，千遍一律地用”thanks and regards,”，公式化地為寫而寫，不如不寫！
在非常正統的情況可用:
- Respectfully,
在頗為正統的情況可用:
- Yours truly,
在比較友善的情況可用：
- Cordially,
- Best regards,
- Warmest regards,
如收件人與你的關係密切，可用一些親切和藹的結尾，如：
- Best wishes,
- Cheers,
- To your success,
- Take care,
- Until next time,
- Take it easy,
簽名內容不宜過多
在簽名後，大家經常習慣加上職位、公司名字、地址、電話、傳真等資料，Outlook也有功能自動幫你在每篇電郵加上。但這樣的簽名內容不能過多，只需把必要的訊息放上即可。如對方需要更詳細的資料自然會聯絡你。另外，筆者的一個朋友就把那些什麼私隱條例、公司聲明、座右銘、宣傳口號等一一放在電郵最後的簽名部分，正文就往往只有一兩行，而那些無謂的東西卻佔上大半版。在經過幾次的來回回覆後，已達小說般那麼長，好不容易才能翻查得到正文內容。
寫電郵要求到題、一針見血，開首直接寫出該電郵的目的，而結尾也是同樣地要精簡，大方得體便可。以下是一些常用的結尾句供大家參考：
Ending
1. I hope my clarification has been helpful.
2. We look forward to hearing from you soon/ shortly.
3. I look forward to receiving your comments in due course.
4. We look forward to welcoming you once again to our store.
5. Your understanding and cooperation is greatly/ highly/ truly/ deeply appreciated.
6. Any comments will be much/ most appreciated.
7. We await your early reply.
8. Your prompt/ favourable reply would be greatly appreciated.
9. Please reply without delay what your wishes are on this matter.
以下是一個簡單的例子：
Hi Kelvin,
We’ve reviewed your draft report carefully. Attached please find our comments highlighted in red for your revision. We look forward to receiving your final version in due course.
Cheers,
Frankie
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