電郵標題有學問

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上星期與讀者講解了寫商業電郵的三大基本要訣，今次就讓我們繼續探討其他的幾個箇中指引。而其中一個經常被人忽略的是如何寫一個清楚精準的標題(subject line)。

 1.    Have a meaningful subject line  標題要有意思

筆者高峰時曾每天收過百封電郵，在有限時間內，只能篩選最重要的來閱讀，而篩選的方法就是靠每封電郵的標題(subject line)。一個差劣的標題往往會使你的電郵被忽略，甚至石沉大海。要寫一個精簡而有意思的標題其實也要一些竅門的，大家只須記着一個「首字母縮略字」(acronym) －SMART：

Specific           （特定）

標題不能太籠統，如是有關下星期三的員工會議，不能只寫Meeting，應寫Staff Meeting for Next Wednesday。

Meaningful（有意思）

“Hello”或”Hi!”等問候式的標題既無聊又不能表達電郵目的，並有濃烈的電腦病毒氣味，是屬於會石沉大海的一類。

Appropriate（適合）

用詞、語氣等亦要恰當，如你不是一個習慣呼呼喝喝的上司，就請不要用“Where’s the file I want?”等極之粗暴不當的標題了。

Relevant（有關）

一些與電郵內容完全沒有關係的字眼請不要加進標題裏。曾經看過一個確定筆者會議時間與地點的電郵，標題竟然是“Happy hour later?”。會議還未開始就已經操心之後的消遣，感覺很不專業。

Thoughtful（經思考過的）

切忌「求其」、「是但」寫上一個標題就把電郵發出，不如多先花幾秒時間去確定是否已精確地反映了該電郵的目的與內容。

讀者試試看以下的一些例子是否符合SMART?

·       [blank] （空白標題）

筆者收過一些把標題留空的電郵，非常失禮，頓時對發件者印象大打折扣，如是下屬的所為，一定要立刻「照肺」。

·       Important!  Read Immediately!

這沒有說明電郵的相關內容，究竟內容有何等重要而非看不可？這樣的一個標題容易使人誤會是垃圾郵件，不但不會即時看，反而是永遠不看。

·       Help! Help! Help!

曾經收過一封同事求教的電郵，標題沒有一項符合 SMART的要求。看到這樣的一個緊急標題，心裏不禁為該同事的人生安全擔憂，希望他有即時報警求助。在那千軍一髮時還發電郵給我難道是給我一封遺書？

·       Quick Question

這原本是精而簡的，但卻過分簡短，究竟這quick question是關於什麼？若你之後再有一個quick quesiton而用相同的標題，收件人又怎樣分辨？難道要用“quicker question”和“the quickest question”來辨別？其實在最後簡單加上問題的內容便可，如Quick Question on Revised Staff Hiring Criteria。

·       That File You Requested

這有着同樣的問題，究竟是要求哪一個文件? 如日後要發類似的郵件，難道要用“this file”、“the file”、“these files”、“those files”?  我們可改為Your Requested 2014 Budget。

讓我們看看以下正確地運用了 SMART的例子：

·       10 Bookings Confirmed for Friday

·       Revised Agenda for Wed’s Meeting

·       Proposed Rundown for K&F Wedding Party

·       Tentative Staff Roster for September

·       Change of Conference Venue on 10 Oct

·       Minutes of General Staff Meeting on 9 Sep

最後不得不提的是有些懶人把整個電郵的內容都放在標題上，如“Do you have the new floor plan? If so, please send it to me.” ，便發出一個水蛇春標題的空白電郵。這趨勢似乎逐漸普及，筆者看到這些惰性電郵都會反一反白眼，然後回覆“Sorry, but your email is blank.”。

2.    Avoid unnecessary attachment 避免不必要的附件

不少在職人士習慣在Microsoft Word上預先寫好電郵的內容，目的是為了使用Word的串字與文法改錯功能(Spell & Grammar check)。這其實並無不妥，但之後又會直接把整個Word檔案作為附件發出去。收件人收到的會是一個沒有內容、只有一個Word附件的空白電郵。要閱讀內容，必先要打開Word，離開了電郵的界面，的確費時失事。如要用 Word幫你草擬電郵，請移玉手把內容複製及貼上電郵正文內。如連“copy and paste”都懶做，不如whatsapp算吧，不要高攀人家發電郵這種玩意。

3.    Don’t be too hasty in hitting send.  不要太匆忙按“send”

不像書信般要花一兩天才寄到收信人那裏，也不似電話般對着一個真人對話，電郵是「即時」(instant)及「遙遠」(distant)的。正因這樣，我們可能不小心寫了一些令我們後悔的不當字句，而那些說話一旦我們按了send後，是「白紙黑字」的永遠不能收回。所以寫完電郵內容後，必須花少少時間把它閱讀一遍，校對無誤後方可安心按 send。