不少程度頗高的在職人士或行政人員,誤以為在商業信件或報告裏運用一些艱深及罕有的字詞與複雜的句式,便是寫得一手好英語,這是大錯特錯。其實,現在的寫作趨勢,無論是職場或學術性文章,都極力提倡使用顯淺的英語(plain English)。
Plain English包含以下的原則:
盡量運用簡短的字詞及表達方式
不使用極艱深及不常用的字詞
如在能用主動式(active voice)的情況下,就避免用被動式(passive voice)
務求刪掉多餘的字詞及使用更簡潔的方式來表達相同的意思
以下從商業通訊抽出的句式寫得不夠簡潔直接,讓我們一起利用“Plain English”的法則,來把它們加以改良。
1. We arrived at the conclusion that …
→We concluded that …
註:“conclusion”是名詞,所以句子必須加上另一個動詞“arrived”來完成句子結構。其實「總結」可用簡單一個動詞“concluded”便可。
2. The HR department will contact you at a later date if you are selected.
→The HR department will contact you later if you are selected.
註:“later”一個字便能取代了“at a later date”四個字。
3. All of our staff members are very busy at the present time.
→All of our staff members are very busy now.
註:“now”一個字便能取代了“at the present time”四個字。
4. I am of the opinion that …
→I think/ believe that …
註:不少人以為“I am of the opinion”較正統,其實這不夠一個動詞“think”或“believe”來得簡單直接。
5. I am writing to you in the matter of …
→I am writing to you regarding / concerning …
註:“regarding”或“concerning”都有「有關於」的意思,一個字便能取代了“in the matter of”四個字。
6. In the course of the meeting …
→During the meeting …
註:“during”即是「正當」,與“in the course of”意思相同,倒不如用一個字取代四個字。
7. In order to inform you of the reason …
→In order to explain …
註:“inform you of the reason”即是「解釋」,用一個字“explain”不是更直接了當嗎?
8. With the exception of the IT department, …
→Except the IT department, …
註:“Except”即是「除非」,與“with the exception of”意思相同,倒不如用一個字取代四個字。
9. We made an application.
→We applied.
註:“application”是名詞,所以句子必須加上另一個動詞“made”來完成句子結構。其實「申請」可用簡單一個動詞“applied”便可。
10. We shall send an answer …
→We shall reply …
註:“send an answer”即是「回覆」,用一個字“reply”不是更直接了當嗎?
11. The Staff Handbook provides a description of the company policy.
→The Staff Handbook describes the company policy.
註:“description”是名詞,所以句子必須加上另一個動詞“provides”來完成句子結構。其實「描述」可用簡單一個動詞“described”便可。
12. The investigator conducts an examination of the issue.
→The investigator examines the issue.
註:“examination”是名詞,這裏的意思是「審查」。句子必須加上另一個動詞“conducts”來完成句子結構。其實這可用簡單一個動詞“examined”。
13. We should take into consideration the consequence of postponing the project.
→We should consider the consequence of postponing the project.
註:“consideration”是名詞,所以句子必須加上另一個動詞“takes”來完成句子結構。其實「考慮」可用簡單一個動詞“considered”。
14. An application may be submitted by email.
→You may apply by email.
註:首先,這句子是被動式,根據“Plain English”的法則,應該改為主動式,而主語便是申請者“You”,改寫後變成:
You may submit an application by email.
另外,“application”是名詞,所以句子用了動詞“submit”來完成句子結構。其實「申請 」可用簡單一個動詞“apply”便可,最後的版本便成為:
→You may apply by email.
Frankie Chan
MA in English Language Teaching, BSc (First Honour), TEFL Dip.
現代教育IELTS/ TOEFL /Workplace English資深英語名師,著名TOEFL參考書作者及星島日報IELTS攻略專欄作者。曾任劍橋商業英語考試BULATS寫作及口試考官,並於國際大型英語學院任教多年並擔任其多間分校校長,具十多年教學經驗,並具豐富管理與發展商業英語及國際英語考試課程經驗。
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